Dịch vụ tổ chức sự kiện là một từ khóa không còn xa lạ gì trong lĩnh vực truyền thông, tiếp thị và càng ngày càng được các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức áp dụng càng nhiều trong cuộc sống giúp quảng bá thương hiệu cũng như giúp doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng.
Tổ chức sự kiện là lên kế hoạch thực hiện và triển khai các hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau như giải trí, xã hội,… nhằm thu hút sự chú ý và truyền tải một thông điệp nhất đinh tới những người tham gia sự kiện.
Những loại hình sự kiện phổ biến
Cùng với nhu cầu của khách hàng và mục tiêu hướng đến của các sự kiện khác nhau mà các sự kiện sẽ được diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô của sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả nhất. Các loại hình sự kiện phổ biến bao gồm:
- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
- Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
- Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
- Sự kiện triển lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
- Các lễ hội, liên hoan, lễ kỹ niệm…
- Sự kiện khai trương, khánh thành
- Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
- Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…
Các thành phần có mặt trong sự kiện
Trong bất kỳ sự kiện nào không thể nào thiếu những thành phần chủ chốt của một sự kiện để tạo nên một sự kiện, trong bất kỳ sự kiện nào sẽ thiếu được:
- Ban tổ chức sự kiện
- Doanh nghiệp
- Công ty tổ chức
- Các đại biểu
- Khách mời, nhà đầu tư, đối tác
- Người tham dự, khách hàng mục tiêu, đại sứ, khách mời nổi tiếng,…
- Truyền thông, báo chí, ekip sản xuất, MC sự kiện,…
Công tác hỗ trợ, chuẩn bị cho sự kiện
Một sự kiện được thành công và diễn ra suôn sẻ thì nhà tổ chức sự kiện luôn luôn chú ý đầu tư kỹ vào công tác chuẩn bị trước khi triển khai tiến hành sự kiện đó. Để tổ chức một sự kiện cần xác định được mục đích tổ chức, khoanh vùng đối tượng mục tiêu mà sự kiện hướng tới, từ đó đưa ra những ý tưởng phù hợp mà đầy tính sáng tạo, độc đáo, concept chủ đạo của sự kiện, quy mô tổ chức phù hợp, nhất quán với mục đích đã đề ra.
Những lưu ý nhỏ khi tổ chức sự kiện
Cần xác định đúng đối tượng cần nhắm tới trong sự kiện, cụ thể hóa mục tiêu và lên kế hoạch một cách chi tiết, sắp xếp chặt chẽ có mục tiêu chiến lược và đo lường được. Giám sát tiến độ thực hiện theo lịch trình đã lập. Cân nhắc về thời tiết và lựa chọn nơi tổ chức phù hợp với sức chứa và quy mô tổ chức.
Đầu tư các tiết mục giải trí chỉnh chu và phù hợp với ý nghĩa chương trình. Các khu vực ăn uống, giao lưu trong sự kiện được chú trọng giúp người tham gia cảm thấy thoải mái khi tham dự sự kiện. Đảm bảo các vấn đề an toàn như sân khấu, thiết bị…; cân nhắc các rủi ro và chuẩn bị các phương án dự phòng.
👉 Xem thông tin bổ ích khác <Tại Đây>
